Guia de documentos do imposto de renda
Introdução
Na hora de enviar seus documentos para que alguém faça sua declaração de imposto de renda a dúvida mais frequente é “o que eu devo declarar no Imposto de Renda? Quais os documentos devo enviar para quem declarar meu imposto de renda?” Sendo assim, preparamos um Guia de documentos do imposto de renda para te ajudar.
Esse guia explica situações mais frequentes, as situações eventuais e o que deve ser enviado para declaramos em cada uma delas no seu imposto de renda.
Nem todos os itens são pertinentes à sua realidade. Nesse caso, basta ignorar esse item.
Situações mais frequentes
Apresentamos abaixo, as situações mais comuns na declaração de imposto de renda e quais documentos são necessários para registrá-las.
A Declaração completa e recibo de entrega da declaração do ano anterior são a referência para começar a nova declaração.
Se você não tem ou se você nunca declarou, nenhum problema. Mas ela ajuda a lembrar e ao mesmo tempo orienta sobre o que existia antes na sua declaração.
Onde conseguir?
Você pode ter cópia da declaração anterior guardada em papel ou e-mail. Mas se você perdeu ela, você tem duas opções: Desconsiderar ela e fazer ‘do zero’ ou pegar uma cópia dentro do e-CAC, portal da Receita Federal
Informes de rendimento de todas as ‘fontes pagadoras’, isto é, de todas as empresas em que trabalhou ou recebeu valores no ano de 2023.
Onde conseguir? Com o RH das empresas onde trabalhou. Eles são obrigados por lei a fornecer esse documento. Em caso de autônomos, é possível solicitar as retenções realizadas em cada pagamento.
Aposentado
Informe de Rendimento do INSS. Caso tenha previdência complementar (de onde trabalhou ou de banco/instituição financeira), pegar informe na entidade também.
Onde conseguir? No caso do INSS, através do site Meu INSS (https://meu.inss.gov.br).
Para a previdência complementar normalmente é enviado por e-mail o arquivo PDF ou é gerado no site do plano de previdência (ou banco).
Autônomo
Uma planilha com os rendimentos recebidos ao longo do ano, caso faça livro-caixa, cópia do livro-caixa. Caso tenha pago carnê-leão, cópia do arquivo que é exportado pelo sistema do carnê-leão (no portal eCAC).
Comprovante de pagamento do INSS (caso não faça parte da sua planilha de controle ou livro-caixa)
Onde conseguir? Normalmente o próprio autônomo tem esse registro.
Trabalhador PJ/Cooperado/Empresário
Informe de rendimentos fornecido pela sua contabilidade, indicando pró labore, lucros distribuídos, etc.
Onde conseguir? Direto com sua contabilidade.
Se o seu contrato é administrado por uma imobiliária, ela é obrigada a fornecer um informe de rendimentos com o valor total pago pelo locatário, descontos de IPTU, Condomínio e o valor pago a ela para a administração do contrato.
Se o seu contrato de aluguel é administrado diretamente por você, é preciso informar: o total de aluguéis pagos e se foi pago IPTU e condomínio (indicando valores de cada um).
Se houve o pagamento de carnê-leão, enviar o arquivo com os pagamentos de 2023 (obtidos diretamente no e-CAC).
Se você pagou aluguel, veja a seção “Pagamentos Efetuados”.
Os rendimentos financeiros são os valores que você recebeu pelo seu dinheiro aplicado ao longo do ano. Aqui temos as aplicações de renda fixa (CDB, LCI, LCA) , Fundos de investimento, poupança e outras aplicações financeiras.
Você receberá o Informe de Rendimentos diretamente dos bancos, corretoras, financeiras, fintechs ou qualquer instituição em que seu dinheiro ficou aplicado.
Caso você tenha alguma aplicação de renda variável, veja a seção de Situações Menos frequentes e veja o que buscar para declarar.
- Nome, Data de Nascimento e CPF (CPF obrigatório para qualquer idade);
- Informe de Rendimentos do Dependente:
- ATENÇÃO: Esse ponto é onde mais pessoas caem em malha fina. Lançam o dependente e esquecem de lançar o rendimento do dependente.
- Lembre-se que o valor do estágio é rendimento tributável e precisa ser lançado.
- Relação de Bens do Dependentes: Se seu dependente possui bens no nome dele (conta bancária, carro, etc) eles deve ser incluídos na sua declaração e indicados como de titularidade do dependente.
- 6.1 Despesas com Ensino
Só são válidos os gastos com mensalidade em ensino/instrução formal.
Isso significa: ensino infantil, fundamental, médio, técnico, superior e pós-graduações (lato sensu ou stricto sensu), no Brasil ou no exterior.
Não são válidos para dedução os gastos com cursos livres (como línguas estrangeiras, pintura, etc) ou atividades extracurriculares (como esportes, danças, etc).
Onde Conseguir? Direto com a instituição de ensino, que enviará um “Informe de Pagamentos” ou documento equivalente.
Importante: Material Escolar, uniforme escolar e transporte escolar não são dedutíveis, não some o total pago porque nele podemos ter material e/ou uniforme somados com as mensalidades.
6.2. Despesas Médicas/Plano de Saúde
São validas quaisquer despesas envolvendo Médicos, Dentistas, Psicólogos, Fonoaudiólogos, Terapeutas Ocupacionais, Clínicas, Hospitais, Laboratórios e Planos de saúde sejam realizadas no Brasil ou no Exterior.
Onde Conseguir?
- Plano de Saúde: o total pago por pessoa pode estar no informe de rendimentos (quando o plano é vinculado ao trabalho) ou no “Informe de Pagamentos” (quando plano individual ou por adesão).
- Hospitais, Clínicas e Laboratórios: Nota Fiscal do serviço (todas as emitidas no ano de 2023).
- Profissionais pessoa física: Recibo de Pagamentos (já guardando também a movimentação bancária que confirma o pagamento).
Em caso de Recibo há maior chance de Malha Fina. Nesse link aqui explicamos melhor sobre despesas médicas e malha fina.
6.3. Previdência Privada ou Previdência Complementar
Apenas quando o plano pago é da modalidade PGBL é permitido deduzir.
Onde conseguir?
- A entidade para onde você paga o plano de previdência tem obrigação de fornecer um “Informe de Rendimentos” onde haverá o valor pago.
- Quando a previdência complementar é vinculada ao seu trabalho, no Informe de Rendimentos fornecido pela empresa aparecerão essas informações.
- Quando a previdência complementar é vinculada a um banco, no Informe de Rendimentos fornecido pelo banco aparecerão essas informações.
6.4 Outros pagamentos que podem ser lançados
- Para quem adquiriu um imóvel: Pagamento realizado ao(s) corretor(es) de imóveis (Nome e CPF/CNPJ);
Para quem recebeu um processo judicial: pagamento ao(s) advogado(s) (Nome e CPF);
Para quem reformou ou construiu um imóvel: pagamento ao engenheiro, construtor e/ou arquiteto (Nome e CPF);
Para quem recebe aluguel através de uma administradora: valores pagos à administradora (Razão Social e CNPJ, virá no informe);
Para quem paga arrendamento de imóvel rural: pagamento ao arrendador do imóvel (Nome e CPF).
Devem ser registrados todos os bem que foram mantidos em 2023, ou seja, que já estavam declarados no ano anterior.
Além disso, devem ser declarados os bens novos, ou seja, os que foram comprados, herdados, financiados e novas aplicações financeiras.
Também é necessário registrar os bens vendidos, doados, emprestados e aplicações financeiras resgatadas.
A ideia geral é atualizar o patrimônio (conjunto de bens e direitos), indicando para a Receita Federal os bens que você possui.
7.1. Bens Móveis
- Veículos: Automóveis, caminhões, tratores e motocicletas, etc.
- O que informar? RENAVAM, dados para identificar o veículo e valor de compra (original);
- Ferramentas de trabalho (especialmente para autônomos);
- O que informar? Descrição da ferramenta, data e valor de compra;
- Joias, Quadros, Obras de arte, itens colecionáveis de valor econômico;
- O que informar? Valor total dos bens e breve descrição dos bens.
- Dinheiro em espécie, moedas estrangeiras em espécie em cartões de débito pré pagos;
- O que informar? Valor em em 31/12. Para moeda estrangeira, em qual moeda, e se está em espécie ou cartão pré-pago.
7.2. Bens Imóveis
Apartamentos, terrenos, lojas, salas comerciais, prédios (comerciais ou residenciais), galpões e construções/obras em andamento;
O que informar?
Matrícula do Imóvel (‘registro no cartório’);
Número do IPTU;
Reformas feitas durante o ano (o total das reformas anteriores estará na declaração anterior);
Para imóveis adquiridos prontos: enviar comprovantes de corretagem na compra, despesas com registro e eventual financiamento.
Para imóveis em construção ou com obra concluída no ano: Despesas com a construção (total de material e mão de obra) e gastos com alvarás, RRT, SERO, INSS e outras autorizações necessárias.
7.3. Participação Societária/Sociedades
O que deve ser declarado: Empresas em que seja sócios (mesmo que com 1 única cota), títulos de clube, consórcios não contemplados;
O que informar? CNPJ, razão social e valor nominal da cota (o que consta no contrato social), normalmente o valor investido originalmente;
Para ações e fundos imobiliários em bolsa de valores: Consultar a seção situações menos frequentes.
7.4. Aplicações Financeiras
O que deve ser declarado:
- Renda fixa: CDB, LCI, LCA, LC, Tesouro Direto, Debêntures, etc
- Fundos de Investimento: Fundos de Renda Fixa, Fundos Multimercado, Fundos de Ações, etc.
O que enviar? Enviar o “Informe de Rendimentos” que foi enviado por e-mail ou obtido no site do banco ou corretora de valores.
Para ações e fundos imobiliários em bolsa de valores: Consulte a seção situações menos frequentes.
7.5. Direitos de Crédito
Falamos de situações onde houve empréstimos de valores e precisamos registrar crédito a favor de quem emprestou. Em caso de dívidas, veja o próximo tópico.
- Empréstimos para pessoas físicas (por qualquer razão);
- O que informar? Nome completo, CPF, valor emprestado e, caso exista contrato e prazo para pagamento, informar tais dados. É recomendado que exista contrato.
- Empréstimos para pessoas jurídicas: investimento anjo, seed capital ou qualquer outro investimento de risco;
- O que informar? CNPJ, razão social, tipo de contrato realizado e prazo para pagamento (se houver).
8.1. Saldos de financiamentos contratados em anos anteriores;
O que informar? O ideal é pegar o “Informe de Pagamentos” com a instituição bancária em que o financiamento foi contratado;
8.2. CDC, Cheque especial, financiamento imobiliário ou de veículo e qualquer dívida com entidade financeira contratados durante o ano;
O que informar? O ideal é pegar o “Informe de Pagamentos” com a instituição bancária em que o financiamento foi contratado;
8.3. Empréstimos contratados com pessoas físicas;
O que informar? Nome, CPF, valor emprestado e, se houver, valor já pago e condições de pagamento da dívida.
Em caso de valor emprestado à alguém (para futuro recebimento, não pagamento), consulte o item 7.5 – Direitos de Crédito.
Dúvidas sobre os documentos para declaração?
Situações menos frequentes
As situações menos frequentes são casos que não envolvem a maioria das declarações. Isso significa que a situação demanda uma análise mais detalhada e um tempo maior será necessário para a elaboração da declaração.
Além disso, abrangemos situações que nem todo profissional saberá declarar corretamente no Imposto de Renda.
Tenham atenção para evitar problemas e em caso de dúvida, entre em contato.
Primeiro ponto a se esclarecer: Até o IRPF 2022, qualquer operação em renda variável deveria ser declarada. Ou seja, se foi realizada a compra, venda ou a manutenção de 1 ação/cota de FII durante o ano, a declaração de imposto de renda se torna obrigatória, mesmo que R$0,01.
A partir do IRPF 2023, só gera a obrigação de declarar os seguintes casos:
- Total de vendas no ano acima de R$40 mil;
- Venda com lucro (isto é, venda acima de R$20.000,00 em 1 mês)
Por se tratar de um guia que vai desde o “comprei 1 ação ano passado” ao “opero na bolsa por mais de uma década”, a ideia é sermos sintéticos:
1.1 – Fundos de Investimento Imobiliários (FIIs): É necessário declarar as cotas possuídas em 31/12, o custo médio de aquisição e os rendimentos isentos recebidos. Caso tenha vendido cotas, é necessário declarar o ganho (e o ganho de capital correspondente) ou o prejuízo (e registrar o prejuízo acumulado).
1.2 – Ações – Buy and Hold ou Swing Trade: É necessário declarar a quantidade possuída em 31/12 de cada ação/ticker, o custo médio de aquisição de cada uma, os dividendos, Juros sobre capital próprio e ganhos isentos, ganhos tributados ou prejuízos na venda.
1.3 – Ações – Day-trade, Mercado Futuro e Opções: A apuração demanda uma revisão de todas as operações do ano. O ideal é que essas operações já venha somadas em seu saldo final mês a mês.
Onde conseguir os documentos de renda variável?
- Os custos médios de aquisição ou de venda devem ser apurado a partir das notas de corretagem e subscrições realizadas.
- As ações/cotas possuídas podem ser obtidas pelo Canal do Investidor da B3 (se buscado em 31/12) ou com os administradores de fundos/escriturários de ações.
- Os rendimentos recebidos podem ser obtidos nos informes de rendimentos financeiros enviados pelos escriturários até 28/02.
1.4 – Criptomoedas e criptoativos em geral: Todos os criptoativos que a pessoa possua no Brasil ou exterior devem ser declarados. Seja criptomoeda, stablecoin, CBDC, tokens ou NFT, qualquer cripto ativo deve ser declarado como um bem na declaração de imposto de renda.
O que informar? Tipo de ativos (Moeda, Token, CBDC, etc), espécie de ativo (bitcoin, ethereum, etc), saldo em 31/12 (na moeda e em reais) e custódia (se em wallet ou corretora).
Caso exista ganho de capital com bens móveis, imóveis, participação societária ou moeda estrangeira, enviar o resultado anual apurado (demonstrativo de todos os meses em PDF) ou arquivo eletrônico da apuração (arquivo .gcap ou .DBK) com todos os demonstrativos realizados.
A apuração do ganho de capital é realizada logo após a venda do bem, não na declaração de Imposto de Renda, onde ela é apenas anexada ao restante da declaração.
Se você recebe dinheiro vindo do exterior por qualquer razão, ele deve ser declarado durante o ano. Não importa se estamos falando de aluguel vindo do exterior, dinheiro enviado pelos filhos, trabalho que foi pago fora do Brasil, dividendos de investimentos realizados… se houve rendimento vindo do exterior, ele precisa ser declarado.
O essencial a informar:
O que foi recebido?
Qual é o total recebido?
Em que moeda foi recebido?
O valor veio para o Brasil ou ficou no exterior?
Qual câmbio utilizado?
Em que datas ocorreram essas atividades?
Os valores recebidos ao longo do ano devem ser declarados no programa do carnê-leão, desde 2021, pela internet, dentro do e-CAC.
É necessário enviar as receitas e gastos separadas mês a mês que ocorreram durante o ano.
Dependendo do volume de Notas Fiscais não é viável a apuração da atividade rural manualmente. Daí porque a totalização mês a mês é necessária.
O que deve ser lançado?
4.1 – Pecuária: Receitas com venda de gados (novilhos ou adultos), nascimentos, mortes, gastos com pasto, vacinas, veterinários, enfim, todas as despesas necessárias para aquela receita obtida.
4.2 – Agricultura: Receitas com venda de produtos agrícolas, gastos com preparo e tratamento da terra, sementes, etc
4.3 – Reformas no Imóvel Rural e estruturas permanentes construídas: Casa-sede, galpões, cercas externas e internas, silos, currais, pastos, estufas, qualquer estrutura construída, seja direcionadas à produção, uso cotidiano ou lazer que estejam no imóvel rural.
Se você recebeu ou pagou qualquer valor por conta de um processo judicial, envie toda a documentação recebida do advogado referente ao processo.
Normalmente a documentação enviada pelo advogado se resume em 3 itens:
- A prestação de contas, do processo, indicando quanto foi recebido bruto, desconto de honorários,
- As principais decisões do processo (sentença, acórdão, cálculos);
- Nota Fiscal (se escritório/pessoa jurídica) ou Recibo de honorários (se advogado pessoa física).
Nem sempre a declaração do processo irá gerar imposto a pagar ou a receber. O processo pode ser isento e, nesse caso a declaração tem a finalidade de justificar a origem daquele valor que foi utilizado ou aplicado.
Em caso de recebimento de valores de editais de cultura, prêmios culturais e leis de incentivo, temos algumas possibilidades:
- Enviar o Informe de rendimentos do órgão que realizou o pagamento, seja ele ente Municipal, Estadual ou Federal;
- Caso não seja fornecido informa de rendimentos, enviar a prestação de contas que precisa ter destacada: valor bruto recebido, valor do Imposto Retido na Fonte e valor da remuneração que ficou reservada a quem executou o projeto;
- Em caso de prêmio recebido sem contrapartida realizada (obra pronta ou prêmio por projeto já executado), informar valores bruto e líquido dos prêmios.
Além dos documentos acima pertinentes, enviar:
- Comunicação de Saída Definitiva (se elaborada);
- Dados do Procurador (Nome, CPF e endereço);
Sempre há a necessidade de avaliar os bens que permanecem no país, se é realmente o momento de declarar a saída definitiva e que impactos isso gera.
Por isso, recomendamos sempre realizar uma consulta jurídica com especialista em tributação internacional, onde poderá ser avaliada a necessidade de realização de Assessoria Jurídica para Saída Definitiva do País.
Além dos documentos acima pertinentes ao espólio, enviar:
- Cópia completa do formal de partilha (processo judicial) ou escritura pública de partilha (cartório);
- Cópia do último IRPF declarado pelo espólio;
- Eventual ganho de capital realizado pelo espólio aos herdeiros.
A declaração final de espólio normalmente demanda a elaboração em conjunto do IRPF dos herdeiros, para evitar que o desencontro de informações gerem problemas aos herdeiros.
Conclusão
Praticamente todas as situações que podem ser registradas em uma declaração de imposto de renda foram apresentadas acima.
Entendemos que esse guia com todos os documentos será extremamente útil para que você e que certamente será útil para familiares e amigos. Sabendo disso, incentivamos que você compartilhe essa página para que ela ajude outras pessoas. Clique nos botões abaixo e informe outras pessoas.
Quem elaborou o guia de documentos do Imposto de Renda?
Vinícius d'Eça Santiago
Advogado tributarista (OAB/SP 341.120), trabalha há mais de 10 anos com Isenção de Imposto de Renda e impostos ligados às Pessoas Físicas, especialmente o Imposto de Renda.
Acredita que o dinheiro público é muito mal usado e prefere que o dinheiro do cidadão fique no bolso do próprio cidadão.
É pós-graduado em Direito Tributário e também pós-graduado em Planejamento Tributário.
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